2023. 08. 15.
Olvasási idő: 3:28 perc
Mostanra szinten minden kiskereskedelmi- és vendéglátó típusú tevékenységet végző vállalkozásnak – néhány kivételtől eltekintve – kötelező valamilyen folyamatos online adatkapcsolattal rendelkező pénztárgépet üzelemtetnie, hogy a Nemzeti Adó és Vámhivatal által támasztott követelményeknek megfelelhessen. Rengeteg féle pénztárgép létezik, így ezek kezelése igényelhet némi megszokást, azonban van néhány alapvető elem, amelyek minden esetben ugyanúgy működnek. Alábbi cikkünkben azokat a lépéseket és teendőket vesszük sorra, amelyek minden pénztárgép kezelése során ugyanúgy mennek végbe.
A pénztárgép kezelésének alapjai
Mielőtt rátérnénk a pénztárgép használatára, fontos megemlíteni néhány külső tényezőt, amik ugyanolyan fontosak mint a pénztárgép kezelése. Ezek a következők:
- A pénztárgép AP számát jól látható helyre ki kell írni - Az “AP szám” a pénztárgép egyedi azonosítója, és ezt lehetőség szerint a pénztárgép közelében (de mindenképpen a pénztárgéppel egyértelműen összeköthető módon) legalább 3 centiméter magas betűkkel kell kiírni.
- Az online adatkapcsolatnak folyamatosnak kell lennie - Szintén az üzemeltető feladata, hogy az online kapcsolat folyamatos legyen, mivel abban az esetben, ha az üzembentartó hibájából nem teljesül az online adatszolgáltatás – például elmaradt számlabefizetés miatt –, akkor a Nemzeti Adó és Vámhivatal akár nagyobb összegű bírság kiszabását is kezdeményezheti.
- Mindig legyen az üzemeltetés helyszínén a pénztárgépnapló - A pénztárgépnapló az eszközhöz köthető eseményeket tartalmazza (mint például a meghibásodásokat, üzembehelyezést és szervizeléseket). Ezt a dokumentumot még akkor is a helyszínen kell tartani, ha az eszköz éppen szervizben van, mivel így igazolható a cserepénztárgép használata, vagy a kézi nyugták kiállítása.
- A pénztárgép felülvizsgálatát évente kötelező elvégeztetni - Ezt a felülvizsgálatot bármelyik, az adott típusra szakképesítéssel bíró műszerész elvégezheti, azonban ezt minden esetben rögzíteni kell a pénztárgépnaplóban.
Fontos, hogy ezeket a szabályokat mindig pontosan betartsd és betartasd, ugyanis a többszázezer forintos mulasztási bírság mellett a NAV akár üzletbezárással is büntetheti a szabálytalanságokat!
A pénztárgép kezelésének technikai elemei
Az onlie pénztárgépek használata során vannak olyan elemek, amik minden esetben ugyanúgy néznek ki, ugyanúgy működnek, legyen szó akármilyen típusú pénztárgépről. Ezeknek köszönhetően a pénztárgépek kezelése nem kifejezetten bonyolult dolog, azonban erre a néhány dologra oda kell figyelni:
- Pénztárgép nyitása és zárása – A napi nyitás során minden esetben rögzíteni kell a nyitó pénzkészlet összegét (és adott esetben a különböző devizanemek szerinti összetételét is). A zárás során – folyamatos nyitvatartás esetén 24 óránként – napi forgalmi jelentést kell készíteni. A nyitás és a zárás között eltelt időszak számít egy adóügyi napnak. Amennyiben egy nyitvatartási napot szeretnél több adóügyi napra (például műszakonként) felosztani, erre is lehetőséged van.
- Az értékesítésekről minden esetben bizonylatot kell kiállítani - Ez a bizonylat lehet nyugta vagy akár számla is. Arra is ügyelj, hogy a bizonylatot minden esetben át kell adni a vevőnek, vagy jól látható, könnyen hozzáférhető helyre kell tenni. A nyugtaadást a NAV rendszeresen ellenőrzi és annak elmulasztása szigorú büntetést von maga után.
- Egyéb pénzmozgások rögzítése - A pénztárgép használata során nem csak az értékesítésekről kell bizonylatot kiállítanod, hanem minden más olyan pénzmozgásról is, ami megváltoztatja a kasszafiókban (vagy pénz tárolására szolgáló más eszközben) található pénz mennyiségét. Ennek megfelelően a be- és kifizetésekről is (például váltópénz betétele vagy szállító kifizetése) bizonylatot kell készítened. Ugyanilyen pénzmozgásbizonylatot kell kiállítani azokban az esetekben is, amikor a készpénz mennyisége nem változik, azonban pénzmozgás történt (például valamilyen elektronikus fizetés esetében). Vendéglátó egységek esetében a borravalóról akkor kell bizonylatot kiállítani, amennyiben az a vállalkozás bevételének részét képezi. Abban az esetben, ha a borravaló a munkavállaló bevétele, nem kell róla nyugtát kiállítani, azonban ekkor ez a pénzösszeg nem is tárolható a pénztárgép használata során kezelt pénztároló eszközben.
Az alapvető szabályok betartásával könnyen elkerülhetőek a Nemzeti Adó és Vámhivatal által kiszabott súlyos büntetések, ezért a pénztárgépek használatakor érdemes ezekre kiemelt figyelmet fordítani.
Megfelelő pénztárgép kiválasztása a felhasználás módjától függően
Nyugtaadási kötelezettségednek többféle módon is eleget tehetsz, csak az a kérdés, hogy a vállalkozásodhoz tartozó pénztárgép – vagy akár pénztárgépek – kezelése során milyen funkciókat részesítesz előnyben.
A helyhez kötött online pénztárgépek mellett a CMO kínálatában megtalálod a kompromisszum mentes bankkártya terminálokat is, de ha az egyszerű hordozhatóság a cél, akkor választhatod ePénztárgép szoftverünket is egy kicsi és könnyű POS terminállal és egy mobil blokknyomtatóval kiegészítve.