2024. 07. 22.
Olvasási idő: 3:32 perc
Minden kis- és nagyvállalkozó tisztában van vele, hogy az online pénztárgép éves felülvizsgálat egy olyan kötelező dolog, akárcsak a személyautókat műszakiztatni. Miért van erre szükség? Ki végezhet ilyet? Hogyan történik a pénztárgép hitelesítés? Ezekre a kérdésekre mind választ kaphatsz a CMO cikkéből!
Miért van szükség az online pénztárgép éves felülvizsgálatára?
A 48/2013. (XI. 15.) NGM kormányrendelet kibocsátásától kezdve az online pénztárgép éves felülvizsgálat egy kötelező eleme a pénztárgépüzemeltetésnek.
Erre egyrészt azért van szükség, hogy képzett szakember megvizsgálhassa, hogy nem-e történt illegális beavatkozás a pénztárgépen. Másrészt a jogszabályoknak megfelelően ellenőrzi annak működését és működési körülményeit, valamint az AEE (adóügyi ellenőrző egység) akkumulátorának élettartama is véges, ezt pedig szükség szerint ki is cseréli.
Üzembe helyezést követően meg kell, hogy történjen a pénztárgép hitelesítés és átvizsgálás. Ettől az időponttól kezdődően minden évben szükséges az online pénztárgép éves felülvizsgálat, úgy, hogy legfeljebb egy év telhet el a kötelező felülvizsgálatok között.
A pénztárgép hitelesítés és komplett ellenőrzés során az alábbiakat vizsgáljuk:
- Mechanikai működés: Tetőtől talpig átnézésre kerülnek a pénztárgépek a hitelesítés során, hogy gond nélkül funkcionál-e minden alkatrésze, mint a billentyűzet, a kijelzők vagy éppen a nyomtató. Ide tartozik a fizikai állapot felmérés is, tehát olyan nyomokat keres a műszerész, ami arra utalhat, hogy a pénztárgépet megpróbálták felfeszegetni.
- Szoftveres működés: Ellenőrzésre kerül, hogy megfelelően működik-e a kapcsolat a NAV szerverekkel, illetve a kommunikáció mellett átnézésre kerülnek a naplófájlok, azok kiolvashatósága, a nyugtakészítés folyamata és a sztornó funkciók. A három jelzőfény rendellenes működése többféle problémára adhat okot, ezért ezek ellenőrzésére is sor kerül.
- Jogszabályi működés: Ebben az esetben a gépnapló rendelkezésre állása, az AEE (adóügyi ellenőrző egység) sértetlensége, és az AP szám láthatósága kerül ellenőrzésre.
A műszerész általi komplett ellenőrzés és hibakeresés a Te javaidat is szolgálja, hiszen például AEE nélkül nem működtethető legálisan a pénztárgép, annak cseréjét viszont csak ő végezheti el.
Észrevételeit és javaslatait a felülvizsgálati lapon keresztül fogod megkapni, erre szükség is lesz a karbantartáshoz, valamint szóbeli tájékoztatást is kapni fogsz a szükséges lépésekkel kapcsolatban. Ezeket minél előbb célszerű elvégeztetni vagy kicseréltetni a hiba súlyosságától függően, de legkésőbb a következő ellenőrzés előtt meg kell, hogy történjen.
Ki által végezhető el az online pénztárgép éves felülvizsgálat?
Ellenőrzésre és az online pénztárgép éves felülvizsgálatára kizárólag a NAV nyilvántartásában szereplő műszerészek és szervizek jogosultak, így ehhez minden évben a pénztárgép forgalmazó tudja majd biztosítani az adott típusnak megfelelő engedéllyel rendelkező műszerészt. A szakembernek minden esetben rendelkeznie kell műszerész igazolvánnyal és plombanyomóval, amelyet be is kell mutatnia a munka megkezdése előtt. Ha ez nem történne meg, nyugodtan kérd el tőle ezeket!
A pénztárgép hitelesítés menete lépésről lépésre
Pénztárgép szolgáltatótól függően az adott pénztárgép forgalmazója által kerül kirendelésre a hozzáértő műszerész, vagyis a CMO pénztárgép hitelesítés során mi fogunk szakértő kollégát küldeni.
- A munkafolyamat elvégzésére vonatkozó jogosultság igazolását követően sor kerül a már fentebb is említett folyamatokra, vagyis először a pénztárgépnapló rendelkezésre állására van szükség, ugyanis enélkül nem kezdhető meg az online pénztárgép éves felülvizsgálat. Az üzemeltető felelőssége ezt bemutatni, ennek hiányában a műszerész jegyzőkönyvet vesz fel, amit továbbít a szerviz és a NAV részére is.
- Következő lépés az üzemeltető és a pénztárgép azonosítása, vagyis a működési engedély adatainak, az AP számának és a bizonylatok fejlécének ellenőrzése.
- Csak ezek után jöhet a külső szemrevételezés, vagyis a pénztárgép sértetlenségének, a jelzőfények helyes működésének és a plomba állapotának vizsgálata.
- A hardveres átnézés soron következő lépése a működési körülmények ellenőrzése jön, többek között a pénztárgép menüjéből elvégezhető tesztek lefuttatásával, amelyen segítenek átfogó képet adni a billentyűzet, a kijelzők és a nyomtatók állapotáról.
- A kibocsájtott bizonylatok formai és tartalmi követelményeinek ellenőrzésére is sor kerül, amelyhez hozzátartozik egy sztornós és egy megszakított nyugta kiállítása is. Ezeken kiválóan ellenőrizhetők a fejléc adatok, vagy éppen a nyugták sorszámozása.
- A szoftveres ellenőrzés részét képezi a szoftververziók felülvizsgálata, ami jól megállapítható például a pénztárgép hitelesítés során a menüből nyomtatott bizonylaton. Ezen egyrészt szerepel a pénztárgép verziószáma és az AEE szoftver verziója is, amelyről egyszerűen megállapítható, hogy megfelel-e az aktuális jogszabályoknak. Ennek felülvizsgálatáról a kellő jogosultsággal rendelkező műszerésznek igazolást kell átadnia az ügyfélnek, méghozzá az AEE gyártó által kiállított egyedi azonosítóval ellátva, mindezt a helyszíni vizsgálat során kell megvalósítani.
- A NAV felé történő adatkapcsolat ellenőrzése során a műszerésznek meg kell bizonyosodnia arról, hogy nem áll fenn térerő hiba, illetve a naplóállomány vizsgálatának alkalmával a gépben tárolt adatok kiolvashatók.
- Az AEE ellenőrzéséhez a plomba megbontására van szükség, amelynek előzetesen sértetlennek kell lennie. A pénztárgép hitelesítés során kerülhet sor az egység cseréjére (ha megtelt vagy meghibásodott) vagy annak akkumulátorának cseréjére. Ezután új plomba kerül felhelyezésre a műszerész által. Forgalmazótól függően elvárás lehet a hologramos matrica használata, ami felkerülhet a belső burkolatra és a pénztárgép külső felületére is. A pénztárgép menüjében ezt követően beállításra kerül a következő éves felülvizsgálat időpontja.
- A felülvizsgálati adatlap kitöltésével pedig a remélhetőleg sikeres vizsgálat dokumentálására kerül sor, melynek egy példányát megkapja az ügyfél, illetve az AEE gyártói igazolást egyaránt. Az átvizsgálás pedig bekerül a pénztárgépnaplóba aláírva, dátumozva.
Mi történik, ha nem valósul meg az online pénztárgép éves felülvizsgálata?
Az online pénztárgép meghibásodása nem csupán a vállalkozásban okozhat fennakadásokat, és az éves felülvizsgálatot sem lehet elvégzettnek tekinteni hasonló esetekben. A felmerülő hibák elhárítását követően újból meg kell kísérelni a szükséges vizsgálatokat, komolyabb meghibásodások esetén pedig a szolgáltatónak csereterméket kell biztosítania a szerződésben foglaltak alapján.
- Átszemélyesített pénztárgép hitelesítés esetén a kapott dokumentumokkal együtt érdemes feljegyezni az utolsó éves felülvizsgálat dátumát (ha ez nem nyerhető ki a gép menüjéből). A következő időpontot mindig a korábbi ellenőrzéshez képest kell számolni és nem pedig az átszemélyesítés időpontjától. Amennyiben nem került még ilyenre sor, úgy az első üzembe helyezés lesz a mérvadó, ekkor kell megejteni az első körös felülvizsgálatot.
- AEE csere esetén (az egész egység, nem csak az akkumulátor) az AP szám is meg fog változni, ez a változtatás pedig „lenullázza” a korábbi felülvizsgálat idejét, tehát a soron következő időpontot ehhez mérten kell majd nézni.
- Szüneteltetett online pénztárgépek sem képeznek kivételt az éves felülvizsgálat alól, még akkor is, ha nem áll rendelkezésre adatkapcsolat. Ezekre a kivételes esetekre a szerviz kérheti a kapcsolat ideiglenes helyreállítását szervizelésre hivatkozva.
A CMO által forgalmazott pénztárgép hitelesítés kérelmét jelezd felénk, ha közelít az éves felülvizsgálat időpontja, vagy kérd szakértő munkatársaink segítségét, ha bizonytalan vagy valamelyik részét illetően!