2023. 02. 24.
Olvasási idő: 2:31 perc
Ha vállalkozásod fejlesztése során nem új pénztárgépet vásárolsz, hanem a bérlés – vagy esetleg egy használt eszköz megvétele – mellett döntesz, akkor az üzembehelyezés során a pénztárgépnek végig kell mennie az átszemélyesítési folyamaton, hogy a törvényi kereteknek megfelelve használhasd azt. Ebben a cikkben az átszemélyesítési folyamat menetéről adunk egy átfogó képet, hogy biztosan ne vessz el a bürokrácia útvesztőjében.
Átszemélyesítés vagy üzembehelyezés?
Először is fontos leszögezni, hogy új pénztárgép vásárlásakor minden esetben üzembehelyezés történik, így ennek a folyamatnak az alapja az Üzembehelyezési kód lesz. Ezzel szemben pénztárgép bérlésekor, vagy használt eszköz vásárlásakor egy technikailag már üzemben lévő terminálnak leszünk a tulajdonosai, így ebben az esetben a gépet már nem kell mégegyszer üzembe helyezni, viszont mindenképpen hivatalos úton kell jelezni a hatóságok felé, hogy a pénztárgépnek ki az éppen aktuális felhasználója. Ezt a pénztárgép átszemélyesítés egyszerű folyamatával tehetjük meg.
Miért válaszd a pénztárgép átszemélyesítést?
Egy éppen induló vállalkozásnál fontos szempont lehet, hogy ne kelljen egyből akár többszázezer forintot kiadni egy pénztárgépre. Azonban mivel az online kassza működtetése sok esetben törvényileg kötelező, így valamilyen eszközre mindenképpen szükséged lesz. Ilyenkor jó választás lehet egy használt pénztárgép megvásárlása – ilyenkor azonban nagyon oda kell figyelni a gép állapotára és a meglévő dokumentációra – vagy pénztárgép bérlés. Ilyenkor az adott eszközt az átszemélyesítés segítségével tudod a “nevedre ( vagy céged nevére) íratni”.
Az átszemélyesítés menete
Elsőként szükségünk lesz egy Átszemélyesítő kódra. Ezt a Nemzeti Adó- és Vámhivataltól kell kérvényeznünk a PTGREG nyomtatvány megfelelő kitöltésével. Itt arra kell figyelni, hogy a PTGREG-01 lapon az “A” blokkban mindenképpen az átszemélyesítési kód igényléséhez szükséges mezők legyenek kitöltve, mivel ugyanezen a nyomtatványon lehet üzembehelyezési kódot is igényelni, ami azonban az átszemélyesítéshez nem megfelelő.
Ezután a kapott átszemélyesítő kóddal az eszközödet üzembehelyező szerviz vagy értékesítő a kiválasztott pénztárgép szervizmenüjéből tudja elindítani szükséges folyamatokat – éppen ezért ezt a folyamatot nem tudod egyedül elvégezni, mindenképpen szükséged lesz pénztárgép műszerész segítségére.
Először is a pénztárgép szüneteltetése történik meg
A folyamat során az eszköz korábbi üzemeltetőének munkássága alatt keletkezett adatokat lementik, mivel ezeket a tulajdonos köteles 8 évig megőrizni. Ekkor van lehetőség a pénztárgéphez tartozó adatkapcsolat szerződésének felmondására – az előző felhasználóval – és új szerződés megkötésére – az új tulajdonos nevében.
Ezek után kezdődhet meg maga az átszemélyesítés.
Ha egyéni vállalkozó vagy, akkor az alábbi okiratokra lesz szükséged:
- Az egyéni vállalkozást igazoló dokumentum (például vállalkozói nyilvántartásba vételi értesítés)
- Személyazonosságot igazoló dokumentum
Abban az esetben, ha céged számára vásárolsz pénztárgépet a következők legyenek nálad:
- Cégkivonat
- Aláírási címpéldány
- Személyazonosságot igazoló dokumentum
- Hivatalos meghatalmazás (abban az esetben, ha nem közvetlenül a cég nevében aláírásra jogosult személyként igényeled az átszemélyesítést)
Ezeken felül minden esetben legyenek még nálad az alábbi dokumentumok:
- A pénztárgép tulajdonjogának igazolása (adás-vételi vagy bérleti szerződés, számla)
- És természetesen a korábban igényelt Átszemélyesítő kód
A pénztárgép átszemélyesítése után az eszköz már készen is áll a használatra.
Mennyi időt vesz igénybe az átszemélyesítés?
Ahogy azt a fentebbiekből láthattad, az átszemélyesítés valójában két részből áll. Először a működés szüneteltetése kerül sorra, majd ezt követően indítható csak el az átszemélyesítés. A kettőt akár közvetlenül egymás után is meg lehet csinálni, de akár hosszabb idő is eltelhet közöttük.
A pénztárgép működésének szüneteltetéséhez szükséges folyamat idejét elsősorban a gépen lévő naplófileok nagysága befolyásolja, így akár mindössze 5 perc alatt is elintézhető, de szélsőséges esetben akár egy órát is igénybe vehet.
Az átszemélyesítő kód kérése akár több munkanapot is igénybe vehet, ha postai úton intézed az okiratok küldését, azonban ez jelentősen lerövidíthető, ha az online ügyintézést választod. Mindazonáltal célszerű az átszemélyesítő kódot előre megigényelned, hogy ezzel is felgyorsíthasd az átírást. A pénztárgép átszemélyesítő kód birtokában maga a folyamat már csak néhány percet vesz igénybe.
Ezeken felül még időt kell szánni az adminisztrációra is (szerződések aláírása, pénztárgép naplók digitális formában való elmentése), de összességében elmondható, hogy ha már minden szükséges dokumentum a rendelkezésedre áll, akkor akár egy nap alatt is elvégezhető a pénztárgép átszemélyesítés. Mindezek alapján láthatod, hogy a pénztárgép átszemélyesítés egyáltalán nem egy bonyolult folyamat, és sokat segíthet vállalkozásod pénzügyeinek optimalizálásán, így érdemes lehet felvenned az eszköztáradba.