2025. 10. 22.
Olvasási idő: 4:49 perc
A kártyás tranzakciók után keletkező bizonylatok kezelése és megőrzése nélkülözhetetlen része a pénzügyi nyilvántartásnak. Akár egy kis kávézót, egy fodrászszalont vagy egy nagyobb kereskedelmi egységet vezetsz, a POS terminál bizonylat megőrzése nem csak jogszabályi kötelezettség, hanem a saját biztonságod záloga is. De vajon miért ilyen fontos ez a téma, és hogyan tudod hatékonyan rendszerezni a bizonylatokat?
Minden, amit tudni érdemes a POS terminál bizonylat kiadásáról
A bankkártyás fizetések rohamos terjedése nemcsak a vásárlási élményt változtatta meg, hanem a vállalkozások adminisztrációs feladatait is. Amikor egy ügyfél bankkártyával fizet, a POS (Point of Sale) terminál egy fizetési tranzakciót hajt végre a banki hálózaton keresztül, akkor a folyamat végén a terminál bizonylatot nyomtat, ami igazolja a fizetés megtörténtét.
Ez a POS terminál bizonylat tartalmazza többek között:
- a tranzakció dátumát és időpontját,
- a vásárlás összegét,
- a kereskedő nevét és azonosítóját,
- a tranzakció típusát (pl. vásárlás, visszatérítés),
- a kártyatípus jelzését,
- és egyéb, bank által előírt biztonsági elemeket.
Ez a papírcsík tehát nem pusztán egy nyomtatvány, hanem egy olyan hiteles dokumentum, ami bármilyen reklamáció, könyvelési ellenőrzés vagy hatósági vizsgálat során fontos és értékes lehet.
POS terminál hány példányban nyomtat bizonylat blokkot?
Talán annyira nem meglepő, pláne ha kereskedelemben dolgozol, hogy a legtöbb POS terminál két példányban nyomtat bizonylatot:
- Ügyfélpéldány: ezt a vásárló kapja meg, és a saját ellenőrzésére, esetleg banki reklamációra használhatja fel.
- Kereskedőpéldány: ezt a vállalkozásnak kell megőriznie a jogszabályban előírt ideig, vagyis kiadástól számított 8 évig (adott év december 31-ig) érdemes eltenni őket.
Ez a kettős nyomtatás biztosítja, hogy mindkét fél rendelkezzen a tranzakció igazolásával. Az újabb típusú POS terminálok esetében azonban már léteznek papírmentes megoldások is, például e-mailben vagy SMS-ben küldött bizonylatok, de a legtöbb esetben a kereskedőnek a papíralapú verziót akkor is archiválnia kell.
Miért fontos a POS terminál bizonylat megőrzése?
A POS terminál bizonylat megőrzése több szempontból is nélkülözhetetlen:
- Jogszabályi kötelezettség: A számviteli törvény és a NAV előírásai egyértelműen meghatározzák, hogy az ilyen típusú dokumentumokat meghatározott ideig (általában 8 évig) meg kell őrizni.
- Reklamációk és vitás esetek kezelése: Ha a vásárló vitatja a tranzakciót, a bizonylat a legfontosabb bizonyíték.
- Könyvelési ellenőrzés: A könyvelődnek is szüksége van a bizonylatokra, hogy pontosan egyeztesse a banki kivonatokkal.
- Banki audit: Egyes kártyatársaságok és bankok is ellenőrizhetik a tranzakciókhoz kapcsolódó dokumentumokat.
Papíralapú vagy digitális POS terminál bizonylat?
A technológia fejlődésével egyre elterjedtebb a digitális POS terminál bizonylat elküldése e-mailben vagy SMS-ben. Bár ez környezetbarát és kényelmes megoldás, fontos tudni, hogy a legtöbb esetben a kereskedőnek még mindig meg kell őriznie a tranzakcióról szóló nyomtatott példányt is, vagy annak hiteles digitális másolatát.
Az eNyugta rendelet bevezetése alapjaiban formálja át a bizonylatkezelést Magyarországon, és számos előnyt tartogat mind a vállalkozások, mind a vásárlók számára. Az egyik legnagyobb változás, hogy a nyugták digitálisan is kibocsáthatók, így nincs szükség kötelező papíralapú példány nyomtatására.
- Ez nemcsak környezetbarát megoldás, hiszen csökkenti a hőpapír-felhasználást és a hulladék mennyiségét, hanem jelentős költségmegtakarítást is eredményez a nyomtatási és tárolási kiadások terén.
- A digitális nyugták elektronikus úton azonnal felkerülnek a NAV nyugtatárába, ahonnan a vásárló kedve szerint letöltheti, vagy visszakeresheti őket, így gyorsabb és kényelmesebb az adminisztráció.
- Emellett a vállalkozások számára óriási előny, hogy az eNyugták biztonságosan, digitális formában archiválhatók, könnyen kereshetők és bármikor előhívhatók egy esetleges könyvelési vagy hatósági ellenőrzés során. Ez megszünteti a papíralapú bizonylatok sérüléséből, fakulásából vagy elvesztéséből adódó problémákat.
- A rendszeres online mentés és felhőalapú tárolás pedig további biztonságot nyújt, hiszen így gyakorlatilag nulla az adatvesztés kockázata.
Az eNyugta tehát nem csupán egy új szabályozási kötelezettség, hanem egy modernizációs lépés, amely egyszerre szolgálja a hatékonyságot, a költségoptimalizálást és a fenntarthatóságot.
Tippek a POS terminál bizonylatok megőrzéséhez, rendszerezéséhez
Az adminisztráció hatékonysága sokat javítható, ha a POS terminál bizonylat megőrzése tudatos rendszerben történik. Néhány bevált módszer:
- Napi rendezés: Minden nap végén válogasd szét a napi tranzakciók bizonylatait, és tedd őket külön mappába.
- Havi archiválás: A hónap végén rendezd a napi csomagokat egy nagyobb dossziéba, dátum szerint.
- Könyvelővel való egyeztetés: Rendszeresen egyeztess a könyvelőddel, hogy a nála lévő adatok és a bizonylatok tökéletesen összhangban legyenek.
- Készíts Bizonylati Albumot: az ebben elhelyezett bizonylatok áttekintése könnyebb, illetve új és módosított bizonylatok egyszerűbben beilleszthetők. Érdemes ehhez 4 pozíciós kódszámot adni, amiből megállapítható a bizonylat fajtája, a kiállító szervezeti egység és a gazdasági esemény.
Mi a teendő, ha elveszik egy POS terminál bizonylat?
Előfordulhat, hogy egy-egy bizonylat véletlenül elveszik vagy megsérül. Ilyenkor a banki rendszerből lekérhető a tranzakció adata, de ez időigényes folyamat lehet, és nem helyettesíti a bizonylatot jogi szempontból. Éppen ezért fontos a POS terminál bizonylatok következetes és biztonságos megőrzése.
A CMO megoldásai a POS terminál bizonylat megőrzés megkönnyítéséhez
A CMO olyan modern POS terminálokat kínál, amelyek támogatják a digitális bizonylatkészítést és a könnyített adminisztrációt. Így a POS terminál bizonylat megőrzése sokkal egyszerűbbé és biztonságosabbá válik. Emellett a korszerű rendszerek csökkentik a hibalehetőségeket, és akár automatizált mentési funkcióval is rendelkeznek.
- A CMO bankfüggetlen POS-terminál kínálata minden igényhez igazodik, legyen szó vásárlásról vagy bérlésről, és egyszerre nyújt rugalmas és költséghatékony megoldásokat a vállalkozások számára. Elérhető opciók között szerepel az A920 Pro ingyenes bankkártya terminál, amely tartalmazza a SZÉP-kártya elfogadását, QR-kódos fizetést, valamint kártyafüggetlenséget (azaz nem számít, melyik bankkal dolgozol).
- A kínálatban megtalálhatók továbbá hordozható eszközök, SoftPOS mobil-olvasók, illetve olyan terminálok is, amelyek képesek egységbe integrálni az azonnali számlázási funkciót a POS felületével. Ez azt jelenti, hogy egyetlen eszközön tudod kezelni az értékesítést, a fizetést és a számlázást is.
- A CMO termináljai emellett támogatják a qvik fizetést, így könnyedén alkalmazhatod az azonnali fizetési rendszer előnyeit. Az eNyugta és az NTAK követelmények szerinti teljes megfelelést is biztosítják, ami kulcsfontosságú egyre szigorodó jogszabályi környezetben.
Bankkártyás tranzakcióid hatékonyabbá válhatnak, a jóváírás akár már 24 órán belül megtörténik, emellett a szolgáltatást segítő ügyfélszolgálat és a gyors, akár 24 órás szervizelés is stabil támogatást nyújthat számodra.
Jövőálló megoldásra törekszel? Vedd fel kapcsolatot a CMO szakértő kollégáival, és válts a számodra legkedvezőbb konstrukcióra!