2024. 08. 21.
Olvasási idő: 3:14 perc
Számos vállalkozásnak meg kellett ismerkednie az üzembe helyezés és működtetés jogi és technikai követelményeivel, ezalól pedig az online pénztárgép engedélyek sem képeznek kivételt.
Az online pénztárgépek bevezetését a kormányzat a gazdaság fehérítésének eszközeként vezette be. Az online kapcsolattal rendelkező pénztárgépek közvetlen adatkapcsolatot biztosítanak a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) felé, lehetővé téve az adatok valós idejű ellenőrzését és elemzését.
A CMO következő cikkében összeszedtük Neked a leglényegesebb tudnivalókat a témában, hogy mire lesz szükséged az induláshoz!
Az online pénztárgép engedélyek jogszabályi háttere
Az online pénztárgép engedélyek pontos és részletes jogszabályi hátterét a 9/2016. (III. 25.) NGM rendeletben találjuk meg, amely egyaránt rendelkezik a műszaki követelményekről és a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek használatáról, forgalmazásáról és szervizeléséről.
Az online pénztárgépek üzemeltetésének jogszabályi hátterét a 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet tartalmazza. Ez a rendelet részletesen szabályozza az online pénztárgépek használatát, az üzembe helyezés és karbantartás követelményeit, valamint az adatszolgáltatás módját. A jogszabály célja, hogy biztosítsa az online pénztárgépek megbízható és biztonságos működését, valamint az adatok hitelességét és pontosságát.
A Kormányhivatalhoz benyújtott írásbeli kérelemnek tartalmaznia kell az előbbi rendeletben előírt adatokat és mellékleteket.
Online pénztárgép engedélyek - A pénztárgép üzemeltetésének első lépései
1. Üzembe helyezési kód igénylése a NAV-tól
Az első lépés az online pénztárgép üzembe helyezése előtt a NAV-tól igényelni az üzembe helyezési kódot. Ezt az üzembe helyezési kódot a NAV online felületén keresztül lehet igényelni, amelyhez a vállalkozásnak rendelkeznie kell ügyfélkapu regisztrációval. Az igénylés során meg kell adni a vállalkozás adatait, a pénztárgép típusát, és az üzembe helyezés tervezett dátumát a PTGREG formanyomtatványon keresztül.
2. Pénztárgép típus jóváhagyása
Csak olyan online pénztárgépet szabad használni, amely rendelkezik a NAV jóváhagyásával. A NAV által jóváhagyott pénztárgépek listája elérhető a NAV weboldalán. A jóváhagyott típusok biztosítják, hogy a pénztárgépek megfelelnek a jogszabályi előírásoknak és technikai követelményeknek, például az adatkapcsolat biztonságának és az adatok hitelességének.
Az online pénztárgép engedélyek következő lépése: szerződéskötés az adatszolgáltatóval
Az online pénztárgép engedélyekhez az adatszolgáltatóval kötött szerződés is hozzátartozik. Az adatszolgáltató biztosítja a folyamatos adatkapcsolatot a pénztárgép és a NAV között. Ez a kapcsolat lehetővé teszi, hogy a NAV valós időben hozzáférjen a pénztárgéppel rögzített adatokhoz, így ellenőrizheti az értékesítéseket és a bevételeket.
A szerződés aláírását követően az adatszolgáltató megkezdi az adatkapcsolat beállítását a pénztárgépek és a NAV között. Ez a folyamat magában foglalja a pénztárgépek konfigurálását, a szükséges szoftverek telepítését, valamint az adatkapcsolat tesztelését. Az adatszolgáltató biztosítja, hogy a pénztárgépek megfelelően kommunikáljanak a NAV-val, és az adatok valós időben továbbításra kerüljenek.
Az adatkapcsolat beállítása után az adatszolgáltató folyamatos karbantartást és támogatást nyújt. Ez magában foglalja az adatkapcsolat ellenőrzését, a hibák elhárítását, valamint a szoftverek frissítését.
Üzembe helyezési nyomtatvány kitöltése
A pénztárgép üzembe helyezésekor ki kell tölteni az üzembe helyezési nyomtatványt, amelyet a NAV-hoz kell benyújtani. Ez a PTGREG nyomtatvány tartalmazza a pénztárgép üzembe helyezési adatait, például az üzembe helyezés időpontját, a pénztárgép típusát és sorozatszámát, valamint a vállalkozás adatait. Az üzembe helyezési nyomtatványt online manuálisan, nyomtatványkitöltő programmal, illetve papír alapon, postai úton is lehetséges igényelni.
Az üzembehelyezéshez egyéni vállalkozóként elengedhetetlen lesz néhány alap dokumentumra, illetve az előzetesen beszerzett adatokra úgy mint: egyéni vállalkozói igazolvány, személyi igazolvány, üzembe helyezési kód, cégkivonat, aláírási címpéldány, illetve ha nem az aláírásra jogosult személy jár el, akkor egy meghatalmazásra is szükség lesz.
Mire figyelj, ha már megvannak az online pénztárgép engedélyek?
- Pénztárgép napló vezetése: Az online pénztárgép működése során folyamatosan vezetni kell a pénztárgép naplót. Ez a napló tartalmazza az üzemeltetéssel kapcsolatos összes eseményt és beállítást, például az üzembe helyezés dátumát, a karbantartási műveleteket, az esetleges hibákat és azok javítását. A pénztárgép naplója fontos dokumentum, amelyet a NAV bármikor ellenőrizhet.
- Karbantartás és ellenőrzés: Az online pénztárgépet rendszeresen karban kell tartani és ellenőriztetni egy hivatalos szervizzel. A karbantartás során a szerviz ellenőrzi a pénztárgép műszaki állapotát, elvégzi a szükséges javításokat és frissítéseket, valamint ellenőrzi az adatkapcsolat működését. A karbantartásról és ellenőrzésről szóló nyilvántartást a pénztárgép naplójában kell vezetni.
Gyakran feltett kérdések az online pénztárgép engedélyek és üzemeltetéssel kapcsolatban:
Mi történik, ha a pénztárgép hibát jelez?
A hiba forrása és fajtája eltérő lehet, így a megoldása is különbözhet, nem minden esetben van szükség a hivatalos szerviz közbeavatkozására. A ledek eltérő villogása, a kijelzőn megjelenő hibakód, vagy éppen a pénztárgép „lefagyása” mind más problémára utalnak, ahogyan az AEE hiba is sokrétű lehet. Ez utóbbiról bővebben olvashatsz a CMO pénztárgép AEE hibákról szóló cikkében, amely segítséget nyújthat a probléma kezelésében.
Mi a teendő, ha a pénztárgép elveszti az adatkapcsolatot a NAV-val?
Ha az online pénztárgép elveszti az adatkapcsolatot a NAV-val, azonnal értesíteni kell az adatszolgáltatót, aki elhárítja a problémát. A pénztárgép meghibásodásából adódó kapcsolatmegszűnés a gép szervizelésével orvosolható, azonban előfordulhat, hogy az internetkapcsolat lesz a ludas. Az adatkapcsolat helyreállítása után a pénztárgép automatikusan továbbítja a NAV-hoz az elmaradt adatokat, és visszamenőlegesen pótolja azokat. Ez a probléma azonban nem állhat fenn hosszú távon, hiszen a NAV bünteti az adatszolgáltatás kimaradását, ha az nem alátámasztható okokból történik.
Mennyi ideig kell megőrizni az adóügyi bizonylatokat?
Alapvetően több dolgot is sorolhatunk az adóügyi nyomtatványok listájába, méghozzá a nyugtákat, egyszerűsített számlákat, napi forgalmi jelentéseket, időszakos forgalmi jelentéseket, göngyölegjegyeket, napnyitást, pénzmozgási bizonylatokat, illetve sztornó és visszáru bizonylatokat. Ezeken mindenképpen jól láthatóan szerepelnie kell a stilizált AP jelnek, valamint ezeket jól láthatóan és olvashatóan, folytonos pénztárgép szalagon tárolva legalább 8 évig.
Online pénztárgép engedélyek átszemélyesítéshez
Előfordulhat, hogy nem új pénztárgéppel vágsz neki vállalkozásodnak, hanem egy átszemélyesített géppel kezded meg a munkát, ebben az esetben is hasonló online pénztárgép engedélyek vonatkoznak rád. Az átszemélyesítéshez szükséges kód lényegében megegyezik az üzembehelyezési kódra vonatkozó előírásokkal.
Online pénztárgép engedélyek – Az üzembehelyezésben is segít Neked a CMO!
Összességben tehát az online pénztárgép üzemeltetéséhez szükséges engedélyek és dokumentáció megszerzése elengedhetetlen a sikeres és jogszerű működéshez. Az üzembe helyezési kód igénylése, a pénztárgép típus jóváhagyása, az adatszolgáltatói szerződés megkötése, az üzembe helyezési nyomtatvány kitöltése, a pénztárgép napló vezetése, valamint a rendszeres karbantartás és ellenőrzés mind olyan lépések, amelyek biztosítják az online pénztárgépek megbízható és biztonságos működését.
Kérdésed van új vagy átszemélyesített pénztárgéped üzembehelyezését illetően? Esetleg elakadtál a folyamatban és egy kis segítségre lenne szükséged? A CMO szakértő kollégái teljeskörű segítséget nyújtanak és hasznos információkkal látnak el, keresd őket munkaidőben telefonon, vagy írj nekünk e-mailt!